Dokumentation TiC-Frontend der Universität zu Köln

Die Ampel zeigt Ihnen visuell den aktuellen Stand Ihres Zeitkontos an. In Abhängigkeit von Ihren Plus- oder Minusstunden und der noch verbleibenden Vertragslaufzeit kann die Ampel die Farben Grün, Gelb und Rot anzeigen.

Überschreiten die von Ihnen gesammelten Plus- oder Minusstunden die Grenze, bei der ein Abbau Ihrer Plusstunden bzw. der Ausgleich Ihrer Minusstunden im verbleibenden Vertragszeitraum kritisch wird, wechselt Ihre Ampel in die gelbe Ansicht.

Übersteigen die angesammelten Plus- oder Minusstunden die Grenze, über der ein Abbau Ihrer Plusstunden bzw. der Ausgleich Ihrer Minusstunden im verbleibenden Vertragszeitraum nicht mehr möglich wäre, wechselt Ihre Ampel in die rote Ansicht.

Über die Veränderungen Ihres Ampelstatus werden Sie im TiC-Postfach informiert. Wechselt die Ampel in die rote Ansicht erhalten Ihre Kostenstellenleitung bzw. deren Stellvertretung und die Personalsachbearbeitung eine automatische Benachrichtigung per E-Mail.

Hier finden Sie die Tabelle, die anzeigt, wann sich Ihr Ampelstatus verändert.

Abb. 3

Wenn Sie in der Vergangenheit bereits Arbeitszeiten mit TiC erfasst haben, wird Ihnen in der Startansicht zusätzlich eine Auflistung der vorherigen Beschäftungsverhältnisse angezeigt.

Abb. 4a

Durch Klick auf auf den Button Buchungen neben dem entsprechenden Beschäftigungsverhältnis gelangen Sie in die Monatsübersicht und können die damaligen Buchungen einsehen.

TiC-pflichtige Beschäftigte können sich Übersichten über ihre Buchungstätigkeiten anzeigen lassen. Über den Button „Buchungsliste ausgeben“ öffnet sich ein Fenster in dem der konkrete Buchungszeitraum für die gewünschte Übersicht eingetragen wird.

Abb.5

Mit Klick auf "Buchungsliste ausgeben" erscheint eine Auflistung jeder einzelnen Buchung im Abfragezeitraum. Diese Übersicht kann nun ausgedruckt oder als Pdf-Datei gespeichert werden.

Abb.6

Über den Button Los geht’s im Block Arbeitszeiten erfassen geht es weiter in die Monatsübersicht Ihrer Arbeitszeiten. Hier können Sie Ihre geleisteten Arbeitszeiten sehen und eintragen.

Beim Start der Anwendung wird Ihnen stets der aktuelle Buchungsmonat anzeigt.

Abb. 7

Die Übersicht beginnt mit dem Block Monatsnavigation. Darunter werden die einzelnen Kalenderwochen des Monats in Blöcken mit den Werktagen Montag bis Samstag aufgeführt. Tage aus dem vergangenen oder folgenden Monat sind hellblau unterlegt.

Bereits erfolgte Buchungen erkennen Sie an den farbigen Balken in den Wochentagen. Fahren Sie mit der Maus über einen dieser Balken, öffnet sich die Detailansicht zur Buchung, die Ihnen das Buchungsdatum, den Buchungszeitraum, Autor*in, Kostenstelle und vertraglich festgelegte Monatsarbeitszeit bei dieser Kostenstelle anzeigt.

Abb. 8

Die Monatsnavigation ist in drei Teile aufgeteilt:

Abb. 9

Auf der linken Seite finden Sie Ihren aktuellen Monatssaldo, Ihre vertraglich festgelegte Monatsarbeitszeit und den Übertrag des Saldos aus Vormonat(en).

In der Mitte der Navigation können Sie mit den rechten und linken Pfeiltasten oder dem Auswahlfeld dazwischen in die Ansicht vergangener Monate oder in zukünftige Monatsansichten (nur Monate innerhalb Ihres Arbeitsvertrages) wechseln.

Rechts der Pfeiltasten zeigt Ihnen eine Farblegende die verschiedenen Buchungsarten (Arbeit: blau, Krank: grün, Mutterschutz und Elternzeit: violett, Urlaub: orange) sowie die Markierungsfarben für Feiertage: gelb und Tage aus vorherigen und folgenden Monaten: hellblau an.

Der Saldo stellt Ihre in diesem Monat bereits geleistete Arbeitszeit (Ist-Zeit → links) der vertraglich vereinbarten Arbeitszeit (Sollzeit → rechts) gegenüber. Der Saldo zeigt immer nur die geleisteten Arbeitszeiten des aktuellen Monats an.

Bereits vorhandene Plus- oder Minusstunden aus vorherigen Monaten des Beschäftigungsverhältnisses werden in diesem Feld ausgewiesen.

Beachten Sie, dass Ihre Plus- oder Minusstunden nicht mehr als 50% der monatlichen Arbeitszeit betragen sollen.

Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfolgt in einem 15-Minutenraster. Klicken Sie mit der Maustaste auf ein graues Kästchen in dem Tag, an welchem Sie geleistete Arbeitszeiten eintragen möchten. Es öffnet sich das Buchungsfenster. Tragen Sie in den Feldern Start und Ende Ihre Arbeitszeit ein.

Abb. 10

Verlassen Sie bei einer Pause Ihren Arbeitsplatz oder Ihren Einsatzort nicht und überschreiten Sie an diesem Tag insgesamt die gesetzlich geregelten Pausenzeiten nicht, buchen Sie keine Pause. In diesem Fall wird bei einer Arbeitszeit von mehr als sechs Stunden und 30 Minuten im Erfassungssystem TiC automatisch eine Pause von 30 Minuten und bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden und 15 Minuten eine Pause von 45 Minuten von der Anwesenheitszeit abgezogen.

Abb. 11

Verlassen Sie für eine Arbeitspause Ihren Arbeitsplatz oder Einsatzort, geben Sie als Buchungsende den Beginn der Pause an. Bei Rückkehr aus der Pause tragen Sie die weitere Arbeitszeit mit Beginn und Ende als neuen Zeitabschnitt ein. Im folgenden Beispiel hat der/die Beschäftigte am Freitag von 7:30 Uhr bis 15:30 Uhr gearbeitet und in der Zeit von 12:15 Uhr - 13:00 Uhr den Arbeitsplatz für eine Pause verlassen.

Abb. 12

Tragen Sie Ihre geleistetene Arbeitszeiten mit dem Status Arbeit ein.

Arbeiten Sie regelmäßig am selben Wochentag (z.B. nach Dienstplan oder aufgrund sonstiger Vereinbarungen) und sind an diesem Tag erkrankt, tragen Sie die Arbeitszeit, die Sie grundsätzlich geleistet hätten, mit dem Status Krankheit ein.

Wenn Sie aufgrund von Mutterschutzfristen oder Inanspruchnahme von Elternzeit längere Zeit nicht im Dienst sein werden, können Sie mit dieser Buchungsart schon im Voraus Ihre vertraglichen Arbeitszeiten für die Monate Ihre Abwesenheit in TiC eintragen. So rutscht Ihr Zeitkonto während Ihrer Abwesenheit nicht in einen Minussaldo und Sie und Ihre Kostenstellenleitung erhalten keine automatisierten Erinnerungs- und Warnmails wegen fehlender Buchungsaktivität und/oder Erreichen des roten Ampelstatus.

An Tagen an denen Sie Urlaub genommen haben, tragen Sie die Arbeitszeit, die Sie grundsätzlich geleistet hätten, mit dem Status Urlaub ein.

Arbeiten Sie regelmäßig am selben Wochentag (z.B. nach Dienstplan oder aufgrund sonstiger Vereinbarungen) und fällt ein gesetzlicher Feiertag auf diesen Wochentag, tragen Sie die Arbeitszeit, die Sie grundsätzlich geleistet hätten, mit dem Status Arbeit ein.

In vielen Einrichtung der Universität sind die Arbeitszeiten der Beschäftigten (Hilfskräfte) nicht auf einen regelmäßigen Arbeitstag festgelegt oder eingeteilt. Hier besteht oft die interne Reglung, dass der Feiertag anteilig auf die zu leistende Arbeitszeit angerechnet wird.

Beispiel: Wenn Sie normalerweise 10 Stunden in der Woche arbeiten, können Sie in der Woche, in der ein Feiertag liegt, ein Fünftel Ihrere regelmäßigen Arbeitszeit -hier also 2 Stunden- weniger arbeiten und diese in TiC mit dem Status Arbeit eintragen.

Bitte erkundigen Sie sich zuvor bei Ihrer Kostenstellenleitung, welche Feiertagsregelung in Ihrer Einrichtung angewandt wird.

Arbeiten am Samstag sollte aus Gründen des Versicherungsschutzes nur in Absprache mit Ihren Vorgesetzten erfolgen. Sie erhalten bei der Buchungen folgenden Hinweis:

Hinweis: Sie tragen Arbeitszeiten für einen Samstag ein. Grundsätzlich verteilt sich die Arbeitszeit an der Universität zu Köln auf die Wochentage Montag bis Freitag. Arbeiten am Samstag darf aus versicherungsrechtlichen Gründen nur in Absprache mit Ihren Vorgesetzen erfolgen.

Arbeiten an Sonntagen ist grundsätzlich nicht gestattet.

Mit Ihrer Anmeldung bei TiC gelangen Sie in die Übersicht mit allen Ihre/n Kostenstelle/n.

Abb. 20

Nach Ihrer Registrierung und erfolgreichen Benennung als Stellvertretung gelangen Sie in die Übersicht mit Ihre/n Kostenstelle/n.

Abb. 21

In dieser Übersicht werden Ihnen alle Beschäftigten Ihrer Kostenstelle aufgelistet, die ihre Arbeitszeiten mit TiC erfassen.

Abb. 24

Die Namen der Beschäftigten werden Ihnen alphabetisch aufgelistet. Beschäftigte, die sich noch nicht in TiC angemeldet und Arbeitszeiten erfasst haben, werden am Ende der Auflistung mit angezeigt.

Es folgen nun Erläuterungen zur Buchungsübersicht im Detail von links nach rechts:

Abb. 25

Ganz rechts in der Kostenstellenübersicht werden Ihnen die zwei Symbole bzw. und bzw. angezeigt, mit denen Sie folgende Aktionen durchführen können:

Sie bestätigen den Monatssaldo einer/eines Beschäftigten mit zwei Mausklicks als plausibel. Mit Klick auf das hinter dem Buchungsmonat rastet das Schloss ein . Die/der Beschäftigte kann nun in diesem Buchungsmonat keine Arbeitszeiten mehr erfassen. Es erscheint in der Ansicht zusätzlich ein leeres Kalenderblatt . Durch einen weiteren Klick auf das nun angezeigte Kalenderblatt erklären Sie die geleisteten Stunden der/des Beschäftigten als plausibel. Sie erhalten nun diese Ansicht: .

Sollten nach Ihrer Bestätigung doch noch Änderungen erforderlich sein, kann das Schloss und der der entsprechende Monat mit einem Klick wieder geöffnet und Ihre Bestätigung der bisherigen Buchungen aufgehoben werden.

Bevor Sie die Stunden Ihrer Beschäftigten bestätigen, können Sie die einzelnen Arbeitszeitbuchungen mit einem Klick auf den Buchungsmonat detaillierter einsehen.

Abb. 26

Sie gelangen nun in die Monatsübersicht Ihrer/Ihres Beschäftigten. Der Aufbau und Erklärungen zur Ansicht finden Sie im Kapitel Monatsübersicht und -navigation.

TiC-pflichtige Beschäftigte sind dazu angehalten ihre Arbeitszeiten bis zum zehnten Tag des Folgemonats zu erfassen. Danach schließt sich das Buchungsfenster und es können keine Buchungen mehr vorgenommen werden. Hat ein/e Beschäftigte/r den beschriebenen Zeitraum verpasst, können Sie mit einem Klick auf das Buchungsfenster für die/den Beschäftigte/n nochmals öffnen. Die/der Mitarbeitende kann nun noch Arbeitszeiten nachtragen oder korrigieren.

Nachdem die Änderungen vorgenommen wurden, können Sie durch erneuten Mausklick auf das das Buchungsfenster wieder öffnen und anschließend mit einem Klick auf das Kalenderblatt die Buchung für den korrigierten Monat als plausibel markieren.

Mit dem Klick auf den Button Initialer Übertrag besteht die Möglichkeit, bereits vorhandene Plus- und Minusstunden Ihrer Beschäftigten in TiC zu hinterlegen. Diese Funktion werden Sie nur zum Start der Anwendung im Jahr 2020 nutzen, bzw. wenn bisher nicht TiC-pflichtige WHB und WHK während ihres laufenden Beschäftigungsverhältnisses entscheiden freiwillig an TiC teilzunehmen.

Wählen Sie im Fenster Initialer Übertrag die Art des Übertrags (Zeitguthaben oder Zeitschuld) aus. Rechts daneben können Stunden und Minuten festgelegt werden. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

Abb. 27

Sie finden die Funktionalität „Favoriten-Switch“ oben rechts in der Buchungsübersicht zu Ihrer Kostenstelle.

Abb. 28

Die Nutzung der Funktion Favoriten-Switch bietet sich immer dann an, wenn Sie mit mehreren (Super-)Stellvertretungen Ihre TiC-pflichtig Beschäftigten administrieren. Durch Klick auf den Button wechselt dieser von auf . Sie erhalten nun nur noch die automatisierten E-Mails Ihrer Beschäftigten, bei denen Sie einen Favoritenstern gesetzt haben.

Beachten Sie dabei bitte Folgendes:

Haben Sie den Favoriten-Switch aktiviert, aber keine Beschäftigten der Kostenstelle zu Favoriten erklärt, so erhalten Sie weiterhin die Emails für alle Beschäftigten der Kostenstelle.

Nutzen Sie mit mehreren (Super-) Stellvertretungen den Favoriten-Switch, dann achten Sie darauf, dass alle Beschäftigten der Kostenstelle von wenigstens einer Stellvertretung zum Favorit erklärt wurden. Denn die automatischen E-Mails an Beschäftigte, die von keiner Stellvertretung mit einem Favoritenstern versehen wurden, gehen weiterhin an alle Stellvertretungen (bzw. die Kostenstellenleitung).

Denken Sie bei einer Veränderung der Stellvertreterberechtigungen daran, dass die Favoriten ggf. neu zugeordnet werden müssen.